Firma Unilact (producător de brânzeturi din judeţul Alba, localitatea Unirea), a devenit clientul meu şi al firmei SVASTA Consult în anul 2009, în februarie, în urma unui seminar de Controlling şi Calculaţia Costurilor. Dl. Marius Bîcu, directorul firmei, voia să afle cum poate calcula costul unei bucăţi de caşcaval de 400 de grame, cum poate calcula costul unei bucăţi de caşcaval de 200 de grame, al unei bucăţi de telemea de vacă de 400 de grame, etc. Scopul acestor informaţii era identificarea surselor exacte de profit şi maximizarea lor şi găsirea surselor de pierdere şi eliminarea lor. Mai exact, dl. Bîcu voia să ştie cât câştigă la fiecare bucată de brânză (vom denumi astfel generic toate tipurile de brânzeturi, indiferent dacă este vorba despre caşcaval, telemea sau brânză de burduf) vândută şi dacă nu cumva, anumite tipuri de brânză aduc pierdere, pierdere care este acoperită din profitul altor tipuri de brânzeturi.

Întregul proiect a fost realizat de consultant împreună cu directorul firmei.

Pentru început, pentru a merge pe un teren stabil, am plecat de la datele din contabilitatea anului precedent, anume 2008. Am luat toate cheltuielile din contabilitate, şi le-am transformat în costuri. Anumite cheltuieli s-au transformat complet în costuri, altele mai puţin, altele deloc, după anumite criterii pe care le-am stabilit de comun acord, pe baze logice. Apoi, costurile au fost împărţite în costuri fixe şi variabile, după criteriul dependenţei de evoluţia performanţei. Anumite costuri au fost integral fixe, altele integral variabile, iar altele au fost atât fixe cât şi variabile. Prima informaţie a fost să vedem dacă diferenţa dintre cifra de afaceri şi costuri variabile (denumită contribuţie de acoperire) este pozitivă. Da, este. A doua chestiune a fost să vedem dacă diferenţa dintre contribuţia de acoperire şi costurile fixe (denumită profit) este pozitivă. Da, este.

Pasul următor a fost definirea de centre de cost în cadrul firmei Unilact, astfel încât să nu rămână nici o activitate ne-introdusă în vreun centru de cost. Centrele de cost au două funcţiuni clar definite:

1. sunt centre de responsabilitate (de activitate) care au un anumit buget
2. sunt instrument tehnic de decontare al costurilor

Astfel, dacă ar fi rămas activităţi ale firmei neacoperite de centre de cost, atunci ar fi rămas costuri nerepartizate şi nedecontate.

După stabilirea centrelor de cost, cu ajutorul unor chei de repartizare, am repartizat toate costurile variabile pe centrele de cost. Astfel, directorul firmei a văzut costul fiecărei activităţi în cadrul firmei, putând lua (dacă este cazul) decizia de externalizare a unei activităţi. La finalul acestei operaţiuni, fiecare centru de cost avea bugetul stabilit.

Ulterior, am schimbat costurile preluate din contabilitate cu costurile generate de consumurile specifice ale firmei. Astfel, directorul firmei a reuşit să previzioneze costurile pentru perioadele următoare. De asemenea, are şi posibilitatea de a evidenţia separat costurile realizate pentru o comparare permanentă (lunară, în cazul lui).

Următorul pas a fost repartizarea bugetelor centrelor de cost pe produse. Acest lucru a fost făcut în paşi succesivi, pentru că firma realizează întâi semifabricate şi apoi produse finite. Repartizarea bugetelor centrelor de cost pe semifabricate şi apoi de pe semifabricate pe produse s-a făcut folosind chei de repartizare, altele pentru fiecare pas (cantitatea de produse realizată, procentul de utilizare al centrului de cost de către produs - Inanschpruchsname - cantitatea şi tipul ambalajelor folosite, etc.).

La sfârşitul acestei operaţiuni, am obţinut costul variabil pe fiecare produs, putând obţine deja contribuţia de acoperire pe fiecare produs.

Am repartizat şi costurile fixe. Această repartizare a fost o operaţiune relativ simplă, folosind drept cheie de repartizare ponderea fiecărui tip de produs în total şi ponderea fiecărui produs în cadrul ponderii, pentru o exactitate sporită.

Astfel, la sfârşitul acestui proces, clientul meu ştia costul unei bucăţi de brânză (caşcaval de orice tip, telemea, brânză de burduf, etc.) în subîmpărţirea fix - variabil.

Am decis să nu lăsăm lucrurile în acest stadiu şi să continuăm prin crearea unui sistem de avertizare preventivă. Astfel, pe baza datelor de mai sus, am putut calcula următoarele elemente:

1. preţul minim la care se poate face vânzarea - util în condiţii de competiţie
2. costurile maxime pe care clientul meu şi le poate permite (atât fixe cât şi variabile) - pentru ca el să ştie unde trebuie să acţioneze pentru scăderea costurilor, să nu acţioneze haotic, să scadă anumite costuri care au o influenţă foarte mică asupra costului total.
3. cantitatea minimă din fiecare produs pe care clientul meu trebuie să o producă şi să o vândă pentru a nu avea pierdere (pragul de rentabilitate, break-even point), care nu se poate calcula decât ştiind costurile fixe şi variabile.
4. cifra de afaceri minimă pe care clientul meu trebuie să o obţină pentru fiecare produs - pentru a putea compara produsele între ele (caşcavalul nu este comparabil cu brânza de burduf, dar cifra de afaceri obţinută din caşcaval este comparabilă cu cea obţinută din brânza de burduf).

În acest moment, clientul meu poate lua decizia de vânzare în deplină cunoştinţă de cauză.

Nu vom lăsa lucrurile aici. În continuare vom repartiza anumite costuri în funcţie de client (sunt anumiţi clienţi care generează costuri specifice) şi vom crea o matrice care va arăta contribuţia de acoperire adusă de fiecare client, de fiecare produs şi de fiecare produs vândut fiecărui client.

În continuare vom modela matematic procesul de producţie al firmei. Vom obţine o funcţie polinomială care va permite calcularea optimului de producţie, opimului folosirii maşinilor şi oamenilor, optimul de costuri şi optimul de profit.

Acesta este un sistem complet de calculaţie de costuri cu utilitatea clară de sistem de avertizare preventivă. Toate elementele prezentate sunt legate strict de funcţia de producţia a firmei şi nu am intrat, în acest caz, în managementul financiar.

Toate detaliile prezentate în acest exemplu au strânsă şi strictă legătură cu realitatea. Toate activităţile pentru clienţii mei le realizez prin firma SVASTA Consult iar costurile noastre sunt absolut rezonabile.

Daţi-mi un e-mail. Răspund.

…dupa primele zile petrecute pe litoralul bulgar mi-am cautat un tricou pe care să scrie mesajul din titlu…

şi mi-am adus aminte o intamplare din anul 4 de facultate, examenul de Politologie (fostul profesor de Socialism Ştiinţific). Mi-au cazut pierderile teritoriale ale anului 1940. Am vorbit de ultimatumul cu Basarabia, apoi de dictatul de la Viena si de Manoilescu lesinat pe harta si apoi, senin, am povestit de “negocierile de la Drobeta Turnu Severin in urma cărora Bulgariei i-a fost retrocedat Cadrilaterul”. Profesorul a explodat: cum adica a fost retrocedat ? Cadrilaterul, pământ românesc a fost răpit de la corpul “patriei” !!!

Crud este faptul ca stăteam pe plaja în Bulgaria şi mă gândeam ce noroc că ne-au răpit terioriul, că avem şi noi unde să mergem: aproape, ieftin şi bine. Şi cu oameni care se poarta prieteneste cu tine, deşi eşti român.

De fapt principala diferenţă între litoralul bulgar si cel român este atitudinea oamenilor. De aici pleacă totul. Iar aceasta nu se schimbă prin programe de mediatizare ci prin programe și strategii de formare/re-formare, de reconversie, de schimbare…

Firma SVASTA Consult anunţă planul de seminarii pentru următoarea perioadă:

SEAP şi Achiziţii Publice - 28 - 30 august, certificat CNFPA. Detalii aici .

Controlling şi Calculaţia Costurilor - 4 - 6 septembrie, certificat OEEC. Detalii aici .

Project Management - 8 - 11 septembrie, certificat CNFPA. Detalii aici .

Faptul că sunt cursuri certificate înseamnă că după curs puteţi da un examen şi puteţi primi o diplomă (cu recunoaştere naţională, în cazul cursurilor de Achiziţii Publice şi Managementul Proiectelor, şi cu recunoaştere internaţională în cazul cursului de Calculaţia Costurilor). Noi sperăm să nu vă atragă doar faptul că sunt certificate ci, mai ales, faptul că la noi la curs chiar învăţaţi.

Colegii mei şi cu mine vă stăm la dispoziţie pentru orice fel de informaţie legată de seminarii.